1. Start met preventie

Het nummer één advies voor een lager verzuim, is het opzetten en uitvoeren van een volwaardig preventiebeleid. Preventie bestaat uit meer dan alleen het bevorderen van de fysieke gezondheid op de werkvloer. Ook de mentale én sociale gezondheid van je medewerkers is van belang.

Preventiebeleid:

a) Fysiek: Voldoende lichaamsbeweging, voldoende nachtrust en goede voeding dragen bij aan de gezondheid en vitaliteit van je medewerkers. Maar als werkgever kun je op de werkvloer ook veel doen om hun gezondheid te bevorderen. Bied in de kantine daarom zoveel mogelijk gezonde producten aan. Zorg daarnaast voor een ergonomische werkplek met verstelbare stoelen, beeldschermen en sta-bureaus. En zorg ervoor dat je mensen voldoende lichaamsbeweging krijgen tijdens het werk. Vergader bijvoorbeeld wandelend of staand en draag uit, als dat mogelijk is, dat het prima is om regelmatig een blokje om te maken.

b) Mentaal en emotioneel: Is de bedrijfscultuur binnen jouw organisatie zo ingericht dat een medewerker open kan zijn over haar of zijn persoonlijke situatie, gevoelens en visie? Of is er misschien sprake van uitsluiting, kleinerend gedrag, racisme, seksisme of leeftijdsdiscriminatie? Met andere woorden: hoe emotioneel veilig is het binnen jouw organisatie?

c) Sociaal: Sociale relaties hebben een groot effect op iemands gevoelens en prestaties. Op de werkvloer spelen sociale relaties en het in verbinding staan met anderen, een rol bij de mate waarin iemand zich gewaardeerd voelt. Een gebrek aan vertrouwen en steun van collega’s en leidinggevenden kan funest zijn voor iemands productiviteit, net als onderlinge conflicten.

d) Professioneel: Onderzoek of je medewerkers werk doen dat inhoudelijk bij hen aansluit en of het te uitdagend of niet uitdagend genoeg is. Kijk ook hoe de werkdruk is en of er sprake is van werkstress? Krijgen ze voldoende autonomie? Dit zijn belangrijke factoren om in kaart te brengen.

e) Financieel: De financiële situatie van medewerkers kan ook een rol in hun gezondheid spelen. Niet financieel kunnen rondkomen of het vooruitzicht op een te laag pensioen, kunnen bijdragen aan financiële stress. Vaak heeft dit diverse negatieve gevolgen voor iemands werkprestaties en gezondheid.

2. Luister naar je werknemer

Luister naar je werknemer. Vraag expliciet naar iemands behoeften op het gebied van de werkomgeving, werkzaamheden en ontwikkelingsmogelijkheden. Wees nieuwsgierig en vraag door. Pas wanneer je helder hebt wat echt belangrijk is voor je medewerkers, kun je hierop inspelen en aanpassingen maken waar dit nodig en mogelijk is.

3. Stel de juiste vragen

Is er sprake van terugkerend verzuim bij één van je medewerkers? Het is verleidelijk om hierin mee te gaan en niet te veel vragen te stellen. Het gevaar hierbij is dat je medewerker zich niet gehoord voelt en zich minder betrokken voelt bij de organisatie. Daardoor breng je je medewerker misschien, onbedoeld, een stap dichterbij een volgend kortdurend verzuim.

Een manier om terugkerend verzuim tegen te gaan, is door één of meer goede gesprekken met je medewerker te voeren. Probeer boven tafel te krijgen wat er precies aan de hand is. Is er een thuissituatie die extra aandacht vraagt en waardoor de werk-privébalans tijdelijk in de knel is gekomen? Sluiten de werkzaamheden niet meer aan bij je werknemer? Smeult er een conflict op de werkvloer tussen medewerkers onderling of met een leidinggevende? Voor de meeste problemen zijn er praktische oplossingen. De kans om die vinden, is het grootst als beide partijen open met elkaar communiceren.

4. Start verzuimbegeleiding

Voor werkgevers is het belangrijk om de arbodienst in een vroeg stadium in te schakelen bij terugkerende ziekmeldingen. Het is tenslotte een kleine stap van kort verzuim (1 t/m 14 dagen) naar lang verzuim (15 t/m 730 dagen). Uit onderzoek onder HR-professionals blijkt dat 80% van de leidinggevenden niet in staat is om dreigend lang verzuim te herkennen. Als je er op tijd bij bent, kan dit enorm veel tijd en geld schelen. Bovendien kan het bijdragen aan een betere relatie tussen jou als werkgever en de werknemer. Kortom: de moeite waard om op in te zetten.

5. Duurzame inzetbaarheid

Als een werknemer toch deels uitvalt, is het belangrijk om samen naar de mogelijkheden te kijken om, op een andere manier, toch aan het werk te blijven. Ook de arbodienst streeft naar zo veel mogelijk duurzame inzetbaarheid. Als werkgever kun je hierin een actieve rol spelen door opnieuw naar je werknemer te luisteren en samen in kaart te brengen wat er nog wel mogelijk is. Maak deze vraag concreet door één of een aantal doelstellingen te formuleren waar je medewerker mee aan de slag kan gaan. Bijvoorbeeld: ‘Op woensdagochtend kom ik een paar uur naar het werk om collega Y te ondersteunen bij lichte administratieve werkzaamheden.’

Door een plan te maken met doelstellingen om mee aan de slag te gaan, wordt de werknemer uitgenodigd om zelf verantwoordelijkheid te nemen. Hierdoor ontstaat een actieve houding met ruimte voor mogelijkheden in plaats van een passieve houding waarbij iemand zich terugtrekt van de werkvloer. Re-integratie wordt op deze manier positief ondersteunt. Evalueer de doelstellingen regelmatig en stel, waar nodig, bij. Blijf betrokken bij je werknemer, informeer regelmatig hoe het gaat.

Plan van aanpak

Het is verstandig om de risico’s op ziekteverzuim door middel van een Risico-inventarisatie-en-evaluatie (RI&E) in kaart te brengen. Hierop maak je vervolgens een plan van aanpak, waarin wordt beschreven welke maatregelen genomen kunnen worden om deze risico’s aan te pakken.

Onderzoek

Houd daarnaast om de paar jaar een onderzoek naar de werkbeleving. Hoe tevreden zijn je medewerkers over hun baan? En hoe betrokken zijn ze bij hun werkzaamheden en bij de organisatie zelf? Door een analyse te maken, wordt duidelijk of er een verhoogd risico op uitval is. In dat geval kun je als werkgever veel eerder in actie komen!

Bronnen: Om de content op Preventieplatform 111 feitelijk te onderbouwen, raadpleegt 111 uitsluitend kwalitatieve bronnen, wetenschappelijke studies en de eigen 111 experts.